Gestion contractuelle

Ces contrats peuvent être octroyés de gré à gré, sans formalité particulière. La Municipalité doit malgré tout assurer un traitement équitable à tous les fournisseurs, favoriser une certaine concurrence par la rotation entre les cocontractants et veiller à l’intérêt de l’ensemble des contribuables.

Même sous ce seuil, la Municipalité doit procéder à une évaluation sérieuse de son besoin avant d’attribuer un contrat; cette évaluation n’a toutefois pas à être documentée.

La LCOM prévoit qu’un contrat de 25 000 $ ou plus, mais inférieur au seuil de l’appel d’offres public, doit normalement faire l’objet d’une demande de soumissions sur invitation écrite. L’article 9 de la LCOM permet cependant à une municipalité de prévoir des règles différentes dans son règlement sur la gestion contractuelle.

C’est le choix qu’a fait la Municipalité : ces contrats peuvent être conclus de gré à gré ou à la suite d’une demande de prix. Lorsqu’une demande de prix est faite, le nombre de fournisseurs invités est validé par le conseil municipal.

En contrepartie, le règlement encadre ces contrats par des mesures obligatoires :

• Rotation des fournisseurs : les fournisseurs potentiels sont identifiés avant l’octroi du contrat et la rotation entre eux est favorisée, à moins de motifs liés à la saine administration. La Municipalité peut aussi constituer une liste de fournisseurs ou procéder à un appel d’intérêt.
• Critères considérés : degré d’expertise requis, qualité des travaux ou services déjà rendus, délais d’exécution, modalités de livraison, services d’entretien, expérience et capacité financière, compétitivité du prix, présence d’un établissement sur le territoire de la Municipalité, et tout autre critère lié au marché.
• Biens et services québécois et canadiens : la Municipalité privilégie les fournisseurs, assureurs et entrepreneurs ayant un établissement au Québec ou ailleurs au Canada, même si cela implique un surcoût raisonnable par rapport au prix du marché.
• Développement durable : la Municipalité favorise l’acquisition responsable de biens et de services en tenant compte des principes de la Loi sur le développement durable.
• Évaluation documentée du besoin : pour tout contrat de 25 000 $ et plus, le besoin, l’analyse du marché, l’estimation des coûts et la stratégie contractuelle sont documentés à l’aide du formulaire d’analyse prévu au règlement (annexe III).

Tout contrat dont la dépense atteint ou dépasse le seuil fixé par le gouvernement (139 000 $ depuis le 1^er janvier 2026) doit être attribué à la suite d’un appel d’offres par procédure ouverte. Les documents d’appel d’offres sont diffusés sur le Système électronique d’appel d’offres (SEAO) approuvé par le gouvernement du Québec.

Lorsque la loi l’exige, l’évaluation des soumissions est confiée à un comité de sélection formé par la direction générale et composé d’au moins trois membres, autres que des membres du conseil. Les règles suivantes s’appliquent :

• l’identité des membres du comité de sélection est confidentielle;
• chaque membre signe une déclaration solennelle l’engageant à préserver le secret des délibérations, à éviter toute situation de conflit d’intérêts et à juger les soumissions sans partialité;
• chaque soumission est analysée individuellement, sans que le prix soit connu et sans comparaison entre les soumissions;
• les membres du comité de sélection ne sont pas rémunérés.

Un responsable de l’appel d’offres est désigné pour chaque processus. Il est la seule personne autorisée à répondre aux questions des soumissionnaires et il s’assure que tous reçoivent la même information.

Le règlement 2026-473 prévoit les mesures d’intégrité et de transparence exigées par l’article 8 de la LCOM. Elles lient autant les élus et les employés municipaux que les soumissionnaires, les adjudicataires, les mandataires et les consultants.

• Lutte contre le truquage des offres : toute situation de collusion, de truquage, de trafic d’influence, d’intimidation ou de corruption portée à l’attention d’un élu ou d’un employé doit être dénoncée.
• Confidentialité : les élus, les employés et les mandataires doivent préserver la confidentialité des informations liées à un processus d’appel d’offres, avant, pendant et après celui-ci.
• Lobbyisme : les communications d’influence sont documentées et conservées; le soumissionnaire doit déclarer toute activité de lobbyisme et son inscription au Registre des lobbyistes, conformément à la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme.
• Cadeaux et avantages : il est interdit à un soumissionnaire, à un fournisseur ou à un adjudicataire d’offrir un don, une marque d’hospitalité, une rémunération ou tout autre avantage à un membre du conseil, à un employé ou à un membre d’un comité de sélection.
• Conflits d’intérêts : les employés associés à un processus contractuel doivent déclarer, dans les 72 heures suivant l’ouverture des soumissions ou l’octroi d’un contrat, tout lien familial, d’affaires ou pécuniaire avec un soumissionnaire. Le soumissionnaire doit faire une déclaration équivalente.
• Sanctions : le non-respect du règlement peut entraîner le rejet d’une soumission, la résiliation d’un contrat, l’exclusion pendant cinq ans de tout contrat de gré à gré et de toute invitation à soumissionner, des sanctions disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement, l’inhabilité d’un élu pendant deux ans, ainsi que des amendes.

Toute entreprise qui souhaite contracter avec la Municipalité doit produire les déclarations suivantes :

• La déclaration des exigences d’intégrité, évaluée notamment au regard des articles 21.26, 21.26.1 et 21.28 de la Loi sur les contrats des organismes publics (chapitre C-65.1), rendue applicable au monde municipal par l’article 13 de la LCOM. Cette déclaration est jointe à la soumission ou produite au moment de la conclusion d’un contrat de gré à gré constaté par écrit. Une entreprise détenant une autorisation de contracter délivrée par l’Autorité des marchés publics n’a pas à la produire.
• La déclaration de conformité au chapitre V relatif à la francisation des entreprises de la Charte de la langue française (chapitre C-11).
• La déclaration du soumissionnaire (annexe V du règlement), qui porte sur l’absence de collusion, l’absence de communication avec un membre du comité de sélection, les activités de lobbyisme et les liens pouvant créer une apparence de conflit d’intérêts. Un soumissionnaire qui omet de produire cette déclaration peut voir sa soumission rejetée.

Formulaire de déclaration d’intégrité et de conformité à la Charte de la langue française

Les formulaires de déclaration du soumissionnaire, de déclaration d’un membre d’un comité de sélection et d’analyse du mode de passation se trouvent aux annexes du règlement 2026-473.

La modification d’un contrat est encadrée strictement. Pour toute modification d’un contrat de plus de 25 000 $, ou qui a pour effet de porter un contrat de gré à gré au-delà de ce montant :

• une demande écrite justifiant la modification est transmise à la direction générale;
• la modification doit faire l’objet d’une recommandation de la direction générale, laquelle ne peut être donnée que de façon exceptionnelle;
• la modification doit être accessoire, ne rien changer à la nature du contrat, avoir été imprévisible au moment de l’octroi et ne pas être imputable à la faute du soumissionnaire;
• elle doit être approuvée par une résolution du conseil municipal expliquant en quoi ces conditions sont remplies.

Lorsqu’il est impossible d’obtenir l’autorisation du conseil en temps utile en raison des conditions d’un chantier, la direction générale peut autoriser le responsable du service concerné à convenir de la modification.

Le chapitre 2 du règlement 2026-473 garantit que les crédits sont disponibles avant toute dépense. Le conseil municipal délègue son pouvoir d’autoriser les dépenses selon les limites suivantes :

Un rapport des autorisations de dépenses est déposé périodiquement au conseil lors d’une séance ordinaire, sous forme de liste des déboursés.

La Municipalité tient une liste de fournisseurs potentiels afin de favoriser la rotation des cocontractants et de mettre en valeur les biens et services québécois et canadiens. Toute entreprise ayant un établissement au Québec peut demander que son nom y soit ajouté.

Pour les contrats de 139 000 $ et plus, surveillez les avis publiés sur le SEAO.

Consulter les appels d’offres sur le SEAO

Pour être inscrit à la liste des fournisseurs, communiquez avec le bureau municipal au 560, route de la Montagne, Notre-Dame-du-Portage, pendant les heures d’ouverture.

Conformément à la LCOM, la Municipalité s’est dotée d’une procédure portant sur la réception et l’examen des plaintes formulées dans le cadre de l’attribution de ses contrats.

Une entreprise qui se considère lésée peut porter plainte à l’égard du contenu des documents d’appel d’offres publiés sur le SEAO. La plainte doit être transmise à la Municipalité au moyen du formulaire déterminé par l’Autorité des marchés publics, avant la date limite indiquée à l’avis d’appel d’offres, et une copie doit être transmise à l’Autorité. Si l’entreprise est insatisfaite de la décision rendue par la Municipalité, elle peut ensuite porter plainte à l’Autorité des marchés publics dans les trois jours suivant la réception de cette décision.

Procédure de traitement des plaintes

Autorité des marchés publics

Règlement en vigueur

Règlement 2026-473 sur la gestion contractuelle et sur le contrôle et le suivi budgétaire

Contrats octroyés

Les contrats de 25 000 $ et plus conclus par la Municipalité sont publiés sur le Système électronique d’appel d’offres du gouvernement du Québec.

Contrats octroyés par la Municipalité (SEAO)

La Municipalité publie également, au plus tard le 31 mars de chaque année, la liste des contrats de 5 000 $ et plus conclus au cours de l’exercice financier précédent avec une même entreprise, lorsque l’ensemble des contrats qui lui ont été attribués totalise 25 000 $ ou plus.

Archives

Rapport 2025 sur la gestion contractuelle

Rapport 2024 sur la gestion contractuelle

Liste des contrats 2022

Liste des contrats 2021

Liste des contrats 2020

Pour en savoir plus

Loi sur les contrats des organismes municipaux (RLRQ, c. C-65.01)

Gestion contractuelle municipale (MAMH)